С 1 сентября 2026 года транспортная накладная переходит в электронный формат (ЭТрН) — это касается не только перевозчиков, но и розницы.

Магазин обязан подписывать ЭТрН, если поставщик привозит товар через нанятого перевозчика, если стоимость доставки в договоре и документах выделена отдельной строкой, либо если магазин сам нанимает машину для самовывоза от поставщика или для перевозки товара между своими точками.

Требование установлено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внёс поправки в устав автомобильного транспорта (259-ФЗ).

Важно!
ЭТрН не заменяет УПД Честного знака и накладные ТТН ЕГАИС и не служит основанием для приёмки товара — это отдельный документ, который подтверждает именно факт перевозки.

Нужно ли вашему магазину работать с ЭТрН

Требование касается любого формата розницы — супермаркета, магазина у дома, островка в ТЦ или киоска на рынке — если в перевозке товара участвует наёмный перевозчик.

Если поставщик всегда привозит товар сам, на собственной машине, и стоимость доставки не выделена отдельной строкой в договоре и документах — оформлять ЭТрН не нужно.

А вот как только в цепочке появляется третья сторона (транспортная компания, перевозчик-ИП) или доставка становится отдельно оплачиваемой услугой — подпись магазина как грузополучателя становится обязательной частью документа.

Как выглядит ЭТрН

Электронная накладная — это не один файл, а последовательность из четырёх разделов - «титулов», которые по очереди оформляют и подписывают участники перевозки.

Магазин как получатель отвечает за титул 3 — подписывает его после того, как сверил количество и состояние товара с тем, что указано в документах.

Что нужно магазину для работы с ЭТрН

• Шаг 1. Выбрать оператора

Вся работа с новыми электронными документами должна проходить через аккредитованную компанию. Выбрать компанию вы можете на официальном сайте Минтранса (mintrans.gov.ru). У выбранной компании должен быть статус «Подключен к ГИС ЭПД»

• Шаг 2. Заключить договор

После того как вы выбрали оператора необходимо подписать специальное соглашение об электронном документообороте.

• Шаг 3. Выдайте персоналу ответственному за приемку электронные подписи

Для руководителя – УКЭП

Для водителей – ПЭП (простая электронная подпись) или УНЭП (усиленная неквалифицированная подпись)

Если ответственный от имени организации – МЧД

• Шаг 4. Выберите как будете работать

Веб версия или интеграция в вашу систему через API

• Шаг 5. Подключите всю цепочку

ЭТрН будет работать тогда, когда будут подключен все участники – отправитель, перевозчик, получатели и водитель

Как принять товар от поставщика по ЭТрН

Магазин может принять поставку полностью, частично или отказаться от партии целиком — решение фиксируется прямо в момент приёмки.

Порядок действий обычно такой:

• сотрудник магазина при разгрузке сверяет фактически привезённый товар с данными в накладной, указывает состояние груза (например, «без нареканий» или фиксирует повреждения с фото), и подписывает свой этап документа — титул 3
• Если что-то не так с товаром, в комментарии к накладной можно зафиксировать причину, по которой часть груза возвращается поставщику.

Важно понимать: ЭТрН нужно подписать именно в момент приёмки — формально перевозчик не должен покидать точку разгрузки, пока получатель не примет груз.

Отдельная особенность: пока груз в пути, перевозчик вправе заменить машину или водителя — магазин получит об этом уведомление, что бывает важно, если для разгрузки нужно заранее оформлять пропуск.

Также предусмотрен сценарий переадресовки — если в процессе перевозки нужно направить товар на другой склад, но такую возможность должен заранее предусмотреть отправитель при создании накладной.

Если магазин сам нанимает перевозчика

При самовывозе от поставщика или при перевозке между собственными складами магазин выступает уже не только получателем, но и отправителем груза.

В этом случае нужно заключить договор перевозки с транспортной компанией (обычно через электронный заказ-заявку) и сформировать ЭТрН самостоятельно — в документе магазин будет указан и как отправитель, и как получатель, поэтому подписывать нужно два титула: первый и третий.

Отдельный момент — ответственность за погрузку: если по договору купли-продажи погрузку осуществляет поставщик, то именно он подписывает раздел накладной как лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП).

Если же поставщик не берёт на себя эту ответственность, магазину нужно либо направить своего представителя для проверки и подписания погрузки, либо подписать документ на доверии к данным поставщика.

Когда ЭТрН можно не оформлять

Часть случаев освобождена от требования — соответствующий перечень утверждён приказом Минтранса № 262 от 01.06.2026.

Для розницы актуальны такие исключения:

1. доставка товара напрямую физлицу (поэтому интернет-магазины могут не оформлять ЭТрН при доставке покупателям);
2. перевозка по территории с особыми условиями (военное положение, режим КТО, чрезвычайная ситуация);
3.  регион, где отсутствует интернет по отдельному распоряжению правительства;
4. подтверждённая через ГосСОПКА DDoS-атака в момент погрузки или выгрузки.
5.  ЭТрН не требуется, если поставщик везёт товар на своей машине без выделения стоимости доставки отдельной строкой, если магазин перевозит товар собственным транспортом, а также при внутренних перевозках между своими же точками или при самовывозе, когда отправитель и получатель — одно и то же лицо.

Что грозит магазину за неподписание ЭТрН

Прямой ответственности для получателя груза за неподписание ЭТрН законом пока не установлено — но это не значит, что последствий не будет вовсе.

Пока накладная не подписана всеми участниками цепочки, документ не имеет юридической силы. Из-за этого перевозчик формально не может подтвердить, что услуга перевозки оказана, и не получает оплату, а поставщик не может принять расходы на доставку к налоговому учёту.

На практике это означает, что поставщики будут закладывать в договоры поставки условия об ответственности получателя за неподписание накладной, а в отдельных случаях — отказываться от дальнейших поставок магазинам, которые систематически не подписывают ЭТрН.

Кроме того, транспортные накладные могут запросить в рамках камеральной налоговой проверки — как раз для подтверждения факта совершённой сделки.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять ЭТрН, если поставщик всегда привозит товар сам? 

Нет, если это его собственная машина и стоимость доставки не выделена отдельной строкой в договоре и документах. Как только доставку выполняет наёмный перевозчик или доставка становится отдельной оплачиваемой услугой — подпись магазина как грузополучателя обязательна.

Заменяет ли ЭТрН универсальный передаточный документ (УПД)? 

Нет. ЭТрН подтверждает факт перевозки груза, а не факт передачи товара и права собственности на него — это разные документы с разным назначением, и подписывать нужно оба, если применимо.

Кто в магазине может подписывать ЭТрН, если не директор? 

Любой сотрудник — управляющий, товаровед, кладовщик — при условии, что на него оформлена электронная доверенность (МЧД). Без МЧД подписывать накладную от имени организации может только руководитель.

Что будет, если магазин не подпишет ЭТрН при приёмке товара? 

Прямой ответственности для получателя груза законом пока не установлено. Но без подписи документ не имеет юридической силы: перевозчик не подтвердит оказание услуги и не получит оплату, а поставщик не сможет принять расходы на доставку к налоговому учёту — это может привести к спорам с поставщиками и отказам в дальнейших поставках.

Нужно ли интернет-магазинам оформлять ЭТрН при доставке покупателям? 

Нет. Доставка товара напрямую физическому лицу — одно из исключений, для которого оформление ЭТрН не требуется.

Что делать, если во время погрузки или разгрузки нет интернета? 

Если это подтверждённая DDoS-атака через систему ГосСОПКА либо регион, где отсутствует интернет по отдельному распоряжению правительства, — оформление ЭТрН не требуется, допускается бумажная накладная. В остальных случаях временные технические сбои не освобождают от обязанности оформить документ в электронном виде.