Совершенно новая эра в электронном документообороте началась с января 2022 года, когда законодатели внедрили понятие машиночитаемых доверенностей (МЧД), как способа подтверждения полномочий в цифровом мире. В начале пути это представлялось как переходный период, который планировалось завершить к 1 сентября 2023 года. Этот срок должен был позволить операторам электронного документооборота и бизнесу более тщательно подготовиться к этой трансформации. Однако динамика событий немного изменила планы.
Что же такое МЧД?
Машиночитаемая доверенность - это не просто бумажный документ, в котором одно лицо (доверитель) передает свои полномочия другому лицу (доверенному лицу). Это документ, оформленный так, чтобы данные из него можно было легко считывать и обрабатывать автоматическими системами.
МЧД в Честном Знаке
Пользователи системы маркировки «Честный знак» могут получить машиночитаемую доверенность (МЧД) и авторизоваться с ее помощью. Для выдачи МЧД требуется авторизоваться в личном кабинете «Честного знака», подгрузить сертификат электронной подписи (УКЭП) физического лица, которому выдаются полномочия на совершение действий в системе маркировки от руководителя организации. Затем МЧД подписывается электронной подписью директора или ИП (Для ООО и ИП подойдет подпись, которая выдает ФНС. В подписи у ИП обязательно должен присутствовать параметр ОГРНИП).
После этого сотрудник, на которого оформлена МЧД, сможет работать в системе маркировки от имени компании в соответствии со своими полномочиями, используя электронную подпись физического лица.
МЧД в ЕГАИС
*Сертификаты для ЕГАИС выпущенные ООО до 31.08 будут актуальны и будут действовать до окончания срока действия данного сертификата. Поэтому если ваше ООО уже выпустила сертификат, делать МЧД нет необходимости.
С 01.09.2023 года машиночитаемые доверенности совместно с ЭЦП станут обязательными при взаимодействии бизнеса с государственными структурами. Без них работник не сможет сдать отчетность и подписать электронные документы от лица компании.
Сейчас МЧД уже принимают налоговая инспекция и Социальный фонд, также планируется внедрить новую схему на портал Росстата, Честного знака и ЕГАИС.
Сертификат КЭП для работы с ЕГАИС требуется всем участникам алкогольного рынка:
- производителям спиртосодержащих напитков;
- поставщикам;
- объектам общественного питания;
- розничным продавцам.
Электронная подпись нужна на двух этапах:
- При авторизации нового пользователя в личном кабинете системы ЕГАИС (для формирования ключа RSA и установки УТМ — универсального транспортного модуля, который передает данные в систему).
- При последующей работе.
Таким образом, все перемещения товара отображаются в информационной системе. До недавнего времени для оборота достаточно было КЭП организации, содержащей сведения о сотруднике-подписанте.
Но с 1 сентября с ЕГАИС работникам организации можно будет продолжить работу только при наличии:
- сертификата электронной подписи физического лица,
- машиночитаемой доверенности, оформленной от компании.
В отсутствие указанных документов система просто перестанет обслуживать пользователя (касается работников за исключением гендиректора, руководитель компании сможет работать без МЧД).
Осталось меньше двух месяцев, чтобы обновить сертификаты КЭП в соответствии с новыми требованиями и оформить электронные доверенности на сотрудников. Сделайте это в кратчайшие сроки. (наша услуга)
Как оформить МЧД
Процесс создания МЧД схож с оформлением других электронных документов, например, универсальных передаточных документов (УПД). Документ создается в формате XML и подписывается цифровой подписью доверителя, то есть лица, передающего полномочия. Документ содержит важные данные, такие как информацию о доверителе и доверенном лице, а также описание полномочий.
Процесс оформления МЧД начинается на веб-сайте Федеральной налоговой службы. Там в специальном разделе "Создание XML-доверенности" необходимо внести данные о лице, на которое будет оформлена доверенность. Затем документ загружается и может быть интегрирован в программное обеспечение.
Где хранить МЧД?
Созданный XML-файл можно сохранить в специальных информационных системах. Подписанный документ регистрируется и передается на хранение в блокчейн ФНС. Его также можно хранить в информационных системах доверителя, оператора электронного документооборота и других федеральных органах. Главное, чтобы информация была доступной и понятной, и можно было быстро получить статус документа.
Штрафы и санкции
Оборот алкогольной продукции в обход ЕГАИС (в т. ч. дальнейшая реализация товара при неактуальной КЭП и без машиночитаемой доверенности) грозит бизнесу крупными штрафами, конфискацией, лишением лицензии на продажу алкоголя, приостановкой деятельности и даже лишением свободы руководителя, если нарушения будут многократными.